Un organizzatore di eventi per il tuo business

Cosa fa un organizzatore di eventi? Inizio dal principio. Un organizzatore di eventi si occupa di promuovere il tuo brand, il tuo business, il tuo libro o te stesso attraverso un evento. 
Scelta della location, gestione delle comunicazioni, promozione dell’evento, gestione della logistica, gestione e noleggio delle attrezzature multimediali. Queste sono solo alcune delle problematiche che si affrontano quando si organizza un evento. Vuoi davvero affidarti al primo che capita o vuoi contattare un esperto? Ricorda inoltre che chi organizza eventi deve essere anche un esperto di comunicazione o un esperto di marketing. Prima di scegliere ti chiedo solo di leggere tutto questo articolo.

Cosa fa un organizzatore di eventi? Ti dico di cosa mi occupo

Non tutti gli eventi sono uguali e chi si occupa di organizzazione eventi finirà sempre per specializzarsi in alcuni settori. Ad esempio io non mi occupo di matrimoni (non che sia facile fare il wedding planner, anzi). Il mio core business come organizzatore di eventi è la realizzazione di eventi informativi, divulgativi e promozionali. In molti casi mi sono occupato di organizzazione eventi per grandi aziende ed enti pubblici che promuovevano bandi o concorsi. Altre volte ho lavorato come organizzatore di eventi per associazioni no-profit e piccole aziende che volevano promuovere il proprio operato, i proprio prodotti, fare brand building, aumentare l’engagement con i propri utenti o clienti.

Ma praticamente cosa faccio quando mi occupo di organizzazione eventi?

eventi-e-social-networkQualcosa sul ruolo di un organizzatore di eventi già l’ho accennata. Il mio modo di operare è sempre lo stesso: analizza, pianifica, attua e valuta. Ecco perché il claim di Gennaro Grasso è “semplifica e razionalizza” (#semplificaerazionalizza).
In primo luogo analizzo le richieste del cliente. Infatti, organizzare un evento significa in primo luogo incontrare i committenti e rilevare e definire con loro i risultati attesi, le risorse a disposizione, i contenuti proposti, i tempi. In genere in questa fase definisco il concept principale dell’evento.

La seconda fase è quella della pianificazione. Sempre in accordo con la committenza seleziono almeno 5 location adatte ad ospitare l’evento e successivamente selezione la più congruente con i budget e le finalità dell’evento stesso. Ma come organizzatore di eventi non mi limito a questo. In base alle risorse economiche, materiali e umane disponibili valuto le azioni promozionali necessarie (pubbliche relazioni, materiali cartacei o digitali), le attività tradizionali e digitali necessarie all’animazione dell’evento stesso, le eventuale necessità in termini di ufficio stampa, hostess, steward, facchini, attrezzatura multimediale, tecnici, servizi di catering e varie ed eventuali. La pianificazione si conclude con l’eventuale creazione di schede di registrazione, questionari e l’ideazione di un set di indicatori in grado di valutare la riuscita dell’evento stesso.

Con l’attuazione mi riferisco all’esecuzione di tutto ciò che è stato pianificato fino alla conclusione dell’evento, compreso l’assorbimento di tutti gli stress (e le soddisfazioni) che solo chi lavora come organizzatore di eventi sa che dovrà assorbire.
E infine, partendo dagli eventuali questionari e dagli indicatori redatti precedentemente termino il lavoro con una reportistica che valuti in maniera oggettiva l’evento. L’oggettività della valutazione dipenderà ovviamente non dalle mie impressioni, bensì dallo studio degli indicatori.

Perché Gennaro Grasso è un esperto in organizzazione eventi?

Forse perché faccio questo da oltre dieci anni. Oppure perché continuo a considerarmi ancora alle prime armi, infondo ogni evento è un sistema a sé stante. Potrei dire perché ho lavorato ad eventi di rilevanza internazionale come la “Giornata internazionale della Dieta Mediterranea e dei Beni Campani Patrimonio UNESCO – Convivio Mediterraneo” nella sede UNESCO di Parigi, l’organizzazione della Settimana della Regione Campania ad Expo 2015 (gestione degli spazi, la scelta dei materiali multimediali da visualizzare e l’organizzazione degli eventi convegnistici e spettacolari) e la presenza istituzionale (animazione, informazione e convegni) alle due edizioni dell’America’s Cup Worls Series a Napoli.
La verità è che solo tu puoi mettermi alla prova contattandomi per organizzare il tuo evento.

Ti piace il mio modo di lavorare? Cosa aspetti? Contattami!

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